اقتراحات تهم الوزارة

قضائيات هذه اقتراحات أربعة خاصة بالوزارة ، كنت قد رفعتها لمعالي الوزير السلف عقب عملي مندوباً في مكتبه مدة ثلاثة أشهر قبل إلحاقي باللجنة التحضيرية لإعداد اللوائح التنفيذية لنظام المرافعات الشرعية ، وأجدها مناسبة لإتاحتها أمام الوزير الخلف ممن يريد ذلك مأجوراً غير مأزورٍ إن شاء الله تعالى ؛ فقد أحيلت السابقة إلى من يرى : أن ليس في الإمكان أبدع مما كان . فلم تر النور .

الخطاب :
-
-
صاحب المعالي / وزير العــــدل ............................. سلمه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد :-
فلقد أسعدني الله جل جلاله بالانضواء تحت لواء مكتبكم العامر - سلمكم الله - فكنت أحد منسوبيه ؛ المدة من 5/ 2/ 1422هـ ، ورأيت لزاماً عليَّ : أن أنقل لمعاليكم شكري وتقديري الموجَّه أولاً لشخص معاليكم على أريحيَّـتكم ودماثة أخلاقكم ولطف معشركم ، وليس ذلك منكم بغريب { ذُرِّيَّةٌ بَعْضُهَا مِنْ بَعْض } .

كما رأيت : أن من حق منسوبي المكتب الموقر عليَّ أن أذكرهم لدى معاليكم بما يستحقون وأخص بالذكر الأستاذ الفاضل الشيخ / عبد الملك بن أحمد آل الشيخ . المشرف العام على المكتب والذي أحاطني برعايته حفظه الله ، وقام - شكر الله لَه - بالتوجيه بتيسير مهام عملي طيلة المدة الماضية .

كما أخص بالذكر الأستاذ الجليل / عبد الله بن ناصر الناصر . مدير المكتب الذي استفدت منه كثيراً من خلال تدقيقه الخطابات المحررة وانتقائه المعاملات المحالة إليَّ للتحرير عليها في ضروب شتى ومعارف متنوعة . زاده الله فضلاً ونفع به .

كما أشكر الأخ العزيز / سليمان بن عبد العزيز الداود . الذي يتفضل بالمتابعة والمؤانسة وتفقُّد ما ينقص المكتب ؛ ليبلغه مشكوراً إلى من يهمه الأمر ، فكان خير عونٍ على أداء المهمة .
ولجميع الأخوة الزملاء موظفي المكتب مني جزيل الشكر وعظيم الامتنان على الحفاوة والترحاب الذي لقيته منذ دلفت إلى هذا المكتب العملاق في كل فضل . وفق الله القائمين عليه لكل ما يحبه الله ويرضاه .

صاحب المعالي : لقد سبرت الوزارة وعملها وموظفيها خلال هذه الأيام ، وإني أستأذن معاليكم في تقديم تقرير عن مرئياتي حيال التطوير الذي تشهده وتنشده الوزارة تحت إشراف معاليكم . والذي رأيت أن تقديمه من اللازم عليَّ عرفاناً بحقكم - سلمكم الله - وحق الوزارة التي احتضنتني منذ أربع وعشرين سنة حتى الآن .

ولعلكم تلاحظون - حفظكم الله - أن التقرير جاء بعدة اقتراحات ، وأني أفردت كل اقتراح في ورقة ؛ حتى يتسنى إمضاؤه أو إلغاؤه وحده دون بقية الاقتراحات .
الأول : بشأن تكوين ثلاث لجان .
الثاني : بشأن اعتماد خمسة أنواع من الاجتماعات .
الثالث : بشأن توفير حافزين من الحوافز المرجوة من معاليكم .
الرابع : بشأن فتح مكتبين متخصصين .
ولذلك كثرت الأوراق ؛ ليصبح هذا الخطاب ومرفقاته / اثنتي عشرة ورقة . فاعذروا لي ذلك . لازلتم في حفظ الله ورعايته . والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،،
..................................... ابنكم : ناصر بن زيد بن ناصر بن داود

-
-
-
=====================================
=====================================

اللجان المقترحة :

اللجان هي : مجموعة من المختصين في مجالات شتى ، يبحثون أمراً من جوانب متعددة ؛ لاستيعاب أكبر قدرٍ من الإيجابيات ، واجتناب ما يمكن اجتنابه من السلبيات .

ومن ذلك : لا تكاد وزارة أو مصلحة - حكومية ، أو خاصة - إلا وتسعى لتشكيل اللجان تلو اللجان لاحتواء مشكلات الإدارة ، وإيجاد السبل الكفيلة بتقليل النفقات وتطوير الكفاءات وتسهيل الإجراءات مما من شأنه رفع مستوى الأداء .

وقد رأيت : أن اللجان الثلاث التالية مما يحسن الإسراع بتشكيلها ؛ لتفعيل أداء وكفاءة العمل الإداري في الوزارة الموقرة .

وهذه اللجان هي :-
1/ لجنة تدقيق احتياجات مبنى الوزارة .
=====================

وهذه اللجنة تستلزم وجود مهندس معماري من بين أفرادها .

ومهمتها : هي الكشف عن احتياجات المبنى ؛ الذي يشتمل على : مكاتب ، ومرافق تستوعب المئات من الموظفين والمراجعين ؛ في ساعات النهار الأولى ، وجزء من أول الليل .

والقصد من عمل هذه اللجنة : إظهار مبنى الوزارة بالمظهر اللائق بها وبالعاملين بها ، وهذا المظهر يعود على العاملين بتحفيزهم ليكونوا في أدائهم بقدر ما تم تهيئته لهم ، وعلى مستوى ما أعد لهم في المبنى ومرافقه ؛ فكلما تواضع الشيء تواضع ناتجه ، وعكسه بعكسه .

ولأن مبنى الوزارة يشكو في بعض أجزائه من عدم المتابعة ، وبخاصة : الدور الأرضي ، فإنه من اللازم : الكشف والإصلاح والمتابعة لجميع العيوب الإنشائية ونواقصها ، ومنها :-
= تقوية الإنارة في الممرات والمكاتب ، وتأمين أغطية مصابيح الإنارة الزجاجية ، ومعاهدتها من عمال الصيانة بالتنظيف وإزالة الغبار عنها .
= إزالة السجاد المهترئ ، وبخاصة : في الدور الأرضي ، وكذا : آثار الغراء في أرضية الممرات .
= العناية بأرضيات المكاتب والممرات بترخيمها ، بعد إزالة السجاد الذي من شأنه التلف والاتساخ ، والحاجة للتنظيف المكلف مادياً ، ونشر مسببات الحساسية ، وبعث الروائح الكريهة .
= استبدال النباتات الاصطناعية في السلالم والممرات بنباتات طبيعية ، وتكليف شركات الصيانة بالعناية بها .
= تحديث المصاعد ؛ حيث تشهد ازدحاماً ملحوظاً عقب صلاة الظهر .
= صيانة النوافذ والأبواب في كثير من المكاتب والممرات .
= إعادة النظر في تسليك التيار الكهربي ، وتقوية خطوطه ، وإخفائها في قوالبها داخل الجدران ؛ حتى يؤمن منها عند حدوث تماس بين أسلاكه .
= تظليل المواقف الجنوبية ، وكذا : المدرج الرئيس على جانبي مظلة الباب الشمالي .
= معاهدة جهاز تكييف الهواء ، وجعله مزدوج الخدمة ؛ بارد صيفاً وحار شتاءً .
= تأمين برادات المياه في المكاتب ، وتأمين المياه النقية فيها ، ومعاهدتها عند اللزوم .
= تهيئة أماكن جلوس المراجعين في الوزارة بالتسجيلات المرئية أو المسموعة ؛ مثل : عرض البرامج الإرشادية عن : الوزارة ، وأجهزتها ، وأنشطتها ، وخططها المستقبلة ، وكذا : تكثيف اللوحات الإرشادية ؛ لبيان متطلبات الخدمات التي تقدمها الوزارة أو : أيٌ من فروعها ومؤسساتها العدلية ، وكذا : تأمين النشرات الوعظية المجانية ، والمطويات المناسبة لمثل أحوال مراجعي وزارة العدل في أماكن جلوس وانتظار المراجعين ؛ من أجل إشغال المراجع بما ينفعه عما لا حاجة لَه به ؛ مما يشوش على الموظفين أعمالهم .
= طلاء جدران الوزارة وأبوابها من جديد ، بألوان شعار الوزارة : الأخضر والأصفر مع مراعاة : جعل الشعار على جميع الأبواب واللافتات التعريفية بالمكاتب .
= نشر اللوحات الإرشادية للتعريف بالمكاتب في كل دور ، وفي كل ممر ؛ من أدوار وممرات الوزارة ، وتحديثها كلما استدعى الأمر ذلك .
= تفخيم مكتب معالي الوزير ؛ بإدخال البهو المواجه للمكتب ، وفرشه بالسجاد الأحمر القاني ، وتأمين المقاعد على جنبتيه ، وفتح الجدار الذي بينه وبين صالة الاستقبال الحالية ؛ ليتسع المكان ، ويستوعب المراجعين ، ولإضفاء الهيبة اللائقة عليه ، واستبداله بفتح المكتبين الذين على جانبيه ؛ ليكونا ممرين للجناح الشرقي والغربي .

2/ لجنة تدقيق احتياجات مكاتب الوزارة .
======================
لقد روعي في ذكر اللجان التدرج التصاعدي لتحميل المسؤوليات والمحاسبة عليها ؛ بإعداد الأجواء الملائمة في مقر العمل أولاً (مبنى الوزارة) ، ثم في آلة العمل (احتياجات المكاتب) .
وهذه اللجنة ينبغي أن تتكون من : لجنة عليا ، ولجنة تحضيرية .

مهمة اللجنة العليا : دراسة ما تقوم بإعداده اللجنة التحضيرية ، ومن ثمَّ اقتراح التوصيات اللازمة لرفعها إلى جهة الاختصاص .

ومهمة اللجنة التحضيرية :
أولاً : إعداد استبيان (استيضاح) تستطلع به اللجنة التحضيرية : الإمكانات المتوفرة لدى موظفي المكاتب ، ونسبة توافرها ، ومدى صلاحيتها للعمل الكتابي ، وملاحظات الموظفين تجاه الإمكانات المتاحة حقيقة .

ثانياً : استطلاع نواقص مكاتب الموظفين من :
= الأدوات المكتبية . (القرطاسية) ؛ مثل : الأوراق ، والملفات ، والأقلام ، والدباسات ، والمحابر ، والخرَّامات ، وناشعات الدبابيس ، والمقصَّات ، والصَّمَّاغات ، والتقاويم .
= الأثاث المكتبي بأنواعه ؛ من : مناضد ، وخزائن ، ومقاعد ، ودواليب .
= الأجهزة المكتبية ؛ مثل : الحواسيب الآلية ، وآلات التصوير ، والطابعات ، وقطَّاعات الورق ، والحاسبات ، ولوازم كلٍ منها .
= الكتب والمراجع الفقهية والنظامية بِحَسَبِ الحاجة .
= أجهزة الهواتف ؛ بتأمين خطوط كافية ، مع المتابعة والمراقبة اللازمة لمثل هذه الخدمة .


3/ لجنة النظر في شكاوى موظفي الوزارة .
=======================
بعد أن يتم تهيئة مبنى الوزارة بكل ما يتطلبه ، وبعد تجهيز المكاتب الإدارية بكل ما تحتاجه من لوازم مادية ، يبقى الالتفات للأمور المادية والمعنوية مما يهم ذات الموظف من :
= بحث المشكلات الطبيعية بين أفراد الموظفين .
= القضاء على مسببات المواقف النافرة بين الموظفين ورؤسائهم .
= توفير الحاجات المعنوية المستحقة بالاكتساب ؛ مثل : خطابات الشكر والتقدير للموظف المبرِّز في عمله ؛ حتى لا يظن أنه والمفرِّط سواءٌ .
= تيسير المستحقات المادية للموظف ؛ مثل : الترقية ، والعلاوة ، والإجازة ، والدورات التطويرية في حينها .
= دعم المكاتب المكتظة بالأعمال بذوي الكفاءة والخبرة .
= إعادة النظر في المكاتب المزدحمة بالموظفين ، وتوزيع الزائد منهم إلى جهات أخرى محتاجة للطاقات العاملة .
= تطوير الموظفين ضعيفي الإنتاج بتكثيف الدورات التدريبية عليهم ، وصقلهم ليواكبوا التطور الذي تشهده الوزارة الموقرة .
= الاستغناء عن الموظفين الذين لا يتناسب عطاؤهم مع ما تنشده الوزارة .
= محاسبة الموظفين ذوي الإنتاج المتواضع ؛ وبخاصة : المتوانين في أداء ما هو منوط بهم من أعمال ؛ أياً كانت مرتبتهم ، ومهما كان مركزهم .
=====================================
=====================================

الاجتماعات المقترحة :

هناك خمسة أنواع من الاجتماعات والاحتفالات الجامعة ، كفيلة - بإذن الله - أن تقوِّي الروابط بين الموظف وزميله ، وبين الموظفين ورؤسائهم ، وبين أفراد مجتمع الوزارة قاطبة .
= كما أنها تبعث النشاط والجديَّة بين أفراد الموظفين .
وهذه الاجتماعات : أسبوعية ، ونصف شهرية ، وشهرية ، ودورية ؛ وتفصيلها :-

1/ اجتماع أسبوعي .
في كل قسم من أقسام الوزارة ، مدته : نصف ساعة ، يرأسه : مدير ذلك القسم ، أو : نائبه .
الهدف منه : بحث احتياجات القسم وموظفيه ، ودراسة مشكلاته .

2/ اجتماع نصف شهري .
مع رؤساء الأقسام الإدارية ، يرأسه : المدير العام .
الهدف منه : بحث أوجه التعاون بين الأقسام ، وتذليل عقبات التعاون المطلوب .

3/ اجتماع شهري .
مع جميع رؤساء الأقسام في الوزارة ، يرأسه : وكيل الوزارة ، ويحضره : المدير العام ومدير شؤون الموظفين .
الهدف منه : اعتماد نتائج الاجتماعات نصف الشهرية ، وتحديد مسؤوليات كل قسم لتحقيق الأهداف المرجوة من مقترحات تلك الاجتماعات .

4/ احتفال شهري .
يكرم فيه فضيلة الوكيل المتميزين من موظفي الوزارة .
الهدف منه : تحفيز الموظفين النابهين إلى : المضي قدماً نحو تحقيق الأهداف المرجوَّة من موظفي وزارة العدل ، كما يهدف هذا الاحتفال إلى : تشجيع الآخرين على بذل الجهد للحاق بزملائهم النابغين .

5/ احتفال دوري .
يتفضل فيه معالي الوزير بتكريم المتفوقين من موظفي الوزارة ، ويحضره وكلاء الوزارة ، والمدير العام ، ورؤساء الأقسام في الوزارة .
الهدف منه : منح المتفوقين من الموظفين - ممن تكرر تميزهم على أقرانهم - بإعطائهم شهادات التقدير والهدايا الرمزية في احتفال مشهود ، مع التوصية بتسجيل أسمائهم في صحائف التشريف عند مداخل الوزارة .

= وهذه الاجتماعات والاحتفالات كفيلة بإذكاء التنافس المشروع بين الزملاء في النشاط الواحد ، والذي من شأنه : رفع مستوى الأداء ، وتحسين الإنتاج ، وصقل المواهب ، وتبادل الخبرات .
=====================================
=====================================

الحوافز المقترحة :

1/ الرفع بتعيين منسوبي إدارة البحوث على وظائف قضائية .
=================================

وذلك : لأن الباحثين في إدارة البحوث القضائية يقومون بأعمال قضائية هامة ، وكلهم شرعيون ، وعلى مستوى عالٍ من الكفاءة والدراية بالتعليمات النظامية ، علاوة على أن عددهم قليل ؛ إذ لا يتجاوز عددهم أصابع اليد الواحدة .
ولقد جالست عدداً منهم فوجدتهم : ناصحين ، عارفين .
وإن إشراف هؤلاء الباحثين على التوجيه ، والإرشاد إلى ما يحتاجه زملاؤهم القضاة في محاكمهم ، ومدِّهم بالمعلومات والآراء المناسبة ؛ التي يعتمدون عليها في أحكامهم : كل ذلك يجعلهم يشعرون بعدم المساواة بينهم وبين زملائهم ، مع التماثل بينهم في التخصص والمسؤولية .
ولاشك : أن من حقهم أن يترقبوا شفاعة من معالي وزير العدل : بتسويتهم بزملائهم ، ومعادلة وظائفهم وتحويرها ؛ فالعمل منهم جليل ، وعددهم قليل .

2/ توجيه خطابات الشكر وشهادات التقدير للمبرِّزين من الموظفين .
===================================

وذلك تطبيقاً للآداب الإسلامية الأصيلة قال تعالى  هَلْ جَزَاءُ الإِحْسَانِ إِلا الإِحْسَانُ  .
= وقال عليه الصلاة والسلام (( إِنَّ اللهَ كَتَبَ الإِحْسَانَ عَلَى كُلِّ شَيْء ٍ)) .
= وقال صلى الله عليه وسلم (( مَنْ لا يَشْكُرُ النَّاسَ لا يَشْكُرُ اللَّهَ )) .
وتطبيق تلك الآداب الإسلامية الفاضلة حري بأن يدفع - إلى الأمام - سير العمل الإداري ؛ حيث يزداد المحسن إحساناً ، وينافس المُقِلُّ في ما فيه : تحقيق المصلحة العامة لذوي الحاجات من المراجعين ، وكذا : ما فيه تحقيق المصلحة الخاصة بالموظف المنافس .
ومن ذلك : إعلان قرارات التقدير في تعميم وزاري ، وإشهار ذلك في مجلة العدل .
=====================================
=====================================

المكاتب المقترحة :

يستلزم تطبيق النقاط السالفة افتتاح مكتبين ؛ أحدهما : لمعرفة إنتاجية الموظف ، الثاني : لمعرفة حاجات المراجع المتجددة .

1/ مكتب متابعة الأنشطة .
===============

هذا المكتب مهمته : إعداد جداول إحصائية لمعرفة الأنشطة التي يبذلها الموظف - أياً كان - تحت إشراف رئيسه المباشر ؛ ليتسنى تقييم حاجة القسم للدعم المادي والمعنوي ، ولمعرفة أحقية الموظف للتقدير والمكافأة .

وذلك : بأن يقوم كل موظف بتعبئة هذه الجداول بما قام هو بإنجازه ؛ آخر كل يوم ، ويقوم قسم متابعة الأنشطة بتحليل هذه البيانات إحصائياً ، واستخلاص النتائج بتحديد نسب الإنجاز ومستوياته شهرياً لكل قسم ، ولكل موظف على حدته .

يتضح من النتائج الآتي :-
= تميز الموظف على زملائه ، أو تخلفه عنهم .
= حاجة القسم للدعم بالكفاءات الوظيفية ، أو ظهور زيادة في الطاقات الموفرة لَه أكثر مما يحتاجه ؛ ليتم توجيه الزائد إلى المكاتب الأخرى .
= إمكانية تفويض بعض المهام إلى بعض الأقسام ؛ إما : لتميزها ، أو لانخفاض نسبة الضغط عنها ، فيتم تحميلها مهام أكثر مما تقوم به .

ثم تعرض هذه النتائج على كلٍ من :-
= مدراء الأقسام ؛ كلٌ فيما يخصه ؛ لمعرفة الأداء في إداراتهم ، وبحث أوجه القصور في القسم الذي يديره كلٌ منهم في الاجتماع (الأسبوعي) .
= المدير العام ؛ لمعرفة أداء جميع الأقسام الإدارية ، وبحث سبل التطوير مع رؤساء تلك الأقسام في الاجتماع (النصف شهري).
= وكيل الوزارة ؛ لتقييم النتائج في الاجتماع (الشهري) ، وتحديد الموظفين المستحقين للإشادة والتشجيع في الاحتفال (الشهري) ، وكذا : المستحقين للتكريم والمكافأة في الاحتفال الدوري ، وكذا : تحديد المكافآت المقترحة للمتميزين من الموظفين .

2/ مكتب سجل الزوار وقيد اقتراحاتهم .
======================

مهمة هذا المكتب : استطلاع ما لدى المراجعين من مشكلات مع أي قسم من أقسام الوزارة وتقييد ما يدلون به من اقتراحات .

ومن المستحسن : إعلان هاتف المكتب لاستقبال المكالمات والرسائل (الفاكس) عبره .

ويقوم هذا المكتب - بعد استخلاص المشكلات والاقتراحات وتصنيفها - بالآتي :-
= طرح التشكيات والاقتراحات للبحث من قِبَلِ مسؤولي القسم المختص في الاجتماعات (الأسبوعية) ، الخاصة : بمدراء الأقسام .
= سبر تشكيات المراجعين لمعرفة ما يتكرر منها ؛ حتى يطرح للبحث في الاجتماعات (النصف الشهرية) ، الخاصة : بالمدير العام .
= معرفة انطباعات المراجعين عن الوزارة وموظفيها ؛ سلباً وإيجاباً .
= عرض تلك الانطباعات - أسبوعياً - على ذوات الموظفين المعنيين ؛ دون تحديد اسم المراجع ، أو نوع معاملته .

إن إحساس الموظف بتعدد الجهات الرقابية عليه ، واستشعاره أن الرقابة - كما هي موجهة لمصلحة العمل - فهي أيضاً موجهة لمصلحته فبها يُقدَّر ومنها يُكافأ . والله من وراء القصد .
=====================================
=====================================
-
-

الفقير إلى عفو الودود ناصر بن زيد بن داود

عدد التعليقات : 1 | عدد القراء : 4586 | تأريخ النشر : الثلاثاء 27 ربيع الأول 1430هـ الموافق 24 مارس 2009م

طباعة المقال